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Portafolio de iniciativas estratégicas: Análisis y reportes eficientes

La gestión del portafolio de iniciativas estratégicas es una parte integral del proceso de ejecución de la estrategia. Lamentablemente, sólo 1 de cada 7 iniciativas está alineada a la estrategia y genera el valor esperado. Y usted, ¿Conoce el rendimiento de sus iniciativas como portafolio?

Un proceso formal de seguimiento y gestión de su portafolio de iniciativas asegura que éstas se encuentran alineadas con las metas estratégicas de la organización y que el valor de cada una de ellas se aprovecha al máximo.

Una iniciativa estratégica se refiere a un conjunto de proyectos similares cuyas actividades tienen un inicio y un fin, pero sobretodo, que fueron diseñados para alcanzar la meta de un objetivo estratégico. Idealmente se financian por medio de “Stratex” (Strategic Expenditures), un rubro del presupuesto destinado específicamente para invertirse en proyectos estratégicos. Por último, las iniciativas tienen un valor inherente por sí solas, así como un valor adicional como componentes de un portafolio más grande.

Cómo gestionar su portafolio de iniciativas

Para identificar, priorizar y gestionar eficientemente el portafolio de iniciativas de su empresa, recomendamos seguir los siguientes cuatro pasos:

1.    Recabar y seleccionar las propuestas de iniciativas

2.    Evaluar y priorizar las iniciativas

3.    Planear y aprobar su implementación

4.    Establecer un mecanismo de seguimiento y mejora continua del portafolio de iniciativas

Es en este último punto, la presentación de informes y la gestión continua del portafolio de iniciativas, donde muchas organizaciones tienen dificultades. Este paso no sólo es crítico para saber con exactitud el estatus del portafolio de iniciativas, sino que le brinda al equipo ejecutivo una valoración dinámica del costo/beneficio que implica cada iniciativa y su impacto en los recursos disponibles.

Asimismo, contar con información oportuna y de calidad evita que la empresa sufrague iniciativas obsoletas o que hayan dejado de ser rentables, y permita a los directivos tomar buenas decisiones con respecto a sus inversiones.

Llevar a cabo reuniones periódicas para revisar el progreso de las iniciativas ayuda a mantener un registro de los costos y beneficios que éstas generan, así como los obstáculos y cambios estratégicos que enfrenta la organización. Asimismo, permite a la empresa aprovechar oportunidades a medida que éstas se generan en el mercado, ya que sirven como foros de discusión en los cuales se puede modificar el portafolio de iniciativas según se crea conveniente. Es recomendable pues, que estas reuniones se lleven a cabo al menos una vez al semestre.

La gestión del portafolio de iniciativas y las reuniones de análisis estratégico

El proceso para monitorear la gestión de portafolios durante las reuniones de análisis estratégico consiste en cuatro pasos:

1.    Recabar información de la iniciativa. (Por ejemplo: avance de las macro actividades, desviaciones del presupuesto, etc.)

2.    Crear un documento que permita analizar el desempeño de la iniciativa en el periodo, acompañado de recomendaciones específicas para cada iniciativa.

3.    Llevar a cabo la reunión de Revisión del Portafolio de Iniciativas.

4.    Ejecutar un proceso de gestión que permita al equipo ejecutivo comunicar al resto de la empresa sus decisiones con respecto a las iniciativas que continúan, aquellas que se cancelarán e iniciativas nuevas que están por implementarse.

Reporte de desempeño mensual de iniciativas

Para el segundo paso se requiere armar una serie de documentos de análisis que deben revisarse de manera periódica. Estos consisten de dos secciones: por una parte la síntesis de todas las iniciativas y por el otro, el detalle de cada una de las iniciativas, que a su vez están organizadas por tema estratégico.

Entre los aspectos que pueden incluirse en la síntesis están el porcentaje de avance, su presupuesto, su desviación del presupuesto, así como su retorno real y proyectado. Asimismo, se puede semaforizar el estatus general de cada iniciativa siguiendo la misma lógica que se utiliza en el Balanced Scorecard.

De la misma manera, la vista detallada incluye análisis cualitativos, el avance en cuanto a macro actividades específicas, así como recomendaciones en cuanto al desempeño de la iniciativa y las acciones que deben realizarse para maximizar su desempeño.

La reunión de revisión  de iniciativas

El tercer paso, la reunión de Revisión del Portafolio de Iniciativas, permite al equipo ejecutivo decidir qué hacer con iniciativas de bajo desempeño y evaluar propuestas de nuevas iniciativas. El propósito fundamental de la reunión es mantener un portafolio óptimo, que se adecue a las realidades estratégicas de la empresa. De esta manera, si la empresa llegase a redefinir un aspecto estratégico, esta reunión permite a los directivos la oportunidad de redistribuir el presupuesto hacia proyectos que favorezcan la nueva dirección. Al ser éste un foro analítico, se minimiza el riesgo de apoyar proyectos “consentidos” que carezcan de solidez estratégica.

Se debe permitir suficiente tiempo entre reuniones como para poder tomar una decisión informada, así como para que las acciones correctivas tengan oportunidad de dar resultados. Sin embargo, si se deja pasar demasiado tiempo, es posible que se desaprovechen oportunidades.

Las mejores prácticas recomiendan que exista una reunión al trimestre; de manera que anualmente existan dos reuniones formales y otras dos para analizar reajustes. Asimismo, es recomendable que estas reuniones estén coordinadas con los ciclos de presupuestado de la empresa, ya que estos dos conceptos están estrechamente ligados.

Roles y responsabilidades

Es importante definir las responsabilidades que cada miembro jugará en este proceso. Por ejemplo, los responsables de los temas estratégicos se encargan del desempeño de las iniciativas como portafolio y hacen recomendaciones de cómo optimizar su estructura. Por su parte, los encargados de cada iniciativa son responsables de supervisar la ejecución de las mismas en el día a día y, a su vez, coordinarse con los encargados de hitos.

Asimismo, la Oficina de la Estrategia provee información sobre el estatus de objetivos y medidas dentro de cada uno de los temas estratégicos y propone cambios  estratégicos que pudiesen llegar a tener implicaciones en el portafolio.

Una de las mayores ventajas que ofrece este proceso de reporteo y gestión de iniciativas es que permite a las organizaciones tener información oportuna y de calidad y, con ella, continuamente ajustar su enfoque y distribución de recursos para maximizar el retorno de su inversión.

¿Su proceso de gestión del portafolio de iniciativas sigue las mejores prácticas?

“Una mala ejecución y NO una mala estrategia, es la causa del 70% de los fracasos de los CEOs” según la Revista Fortune. Es decir, aún si las iniciativas de su empresa son buenas, lo que realmente importa es que se ejecuten adecuadamente y se les dé un seguimiento oportuno.

En TRISSA podemos ayudarle a usted y su equipo ejecutivo a desarrollar un mecanismo formal y estructurado para monitorear y gestionar eficientemente sus iniciativas. Contamos con una variedad de servicios integrales de consultoría, educación ejecutiva, certificaciones y herramientas tecnológicas, para ofrecerle lo que mejor se adecúe a sus necesidades y le ayude a ejecutar su estrategia.

Para saber más de cómo le podemos ayudar, visite nuestra página de internet www.trissa.com.mx o envíenos un correo a info@trissa.com.mx; nuestros consultores estarían encantados de ayudarle a resolver cualquier duda que tenga.

Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Katz, Keith y Travis Manzione. «Maximize Your "Return on Initiatives" with the Initiative Portfolio Review Process.» Balanced Scorecard Report (2008): 31-33. Publicación en línea.