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Mejore el rendimiento de sus iniciativas estratégicas en 3 pasos

¿Sus iniciativas estratégicas no generan el desempeño esperado? Identifique exactamente dónde están los problemas más importantes de su gestión de iniciativas estratégicas y deles solución en 3 sencillos pasos.

Al fracasar en la implementación de una iniciativa estratégica, no sólo se desperdician recursos, también se merma el desempeño y la competitividad de la organización.

¿Le suena familiar alguna de estas dolencias? Sus iniciativas estratégicas:

-     No están cerrando las brechas entre el desempeño deseado y el actual.

-     No están teniendo el efecto deseado, o peor, están perjudicando en lugar de ayudar.

-     Se vuelven irrelevantes después de un cambio en el mercado o en la organización.

Cualquiera de estos problemas mencionados señala un problema mayor. Pero, ¿cómo saber si el problema está en la eficacia de la iniciativa o en su ejecución?

El proceso que describimos a continuación le ayudará a identificar adecuadamente las áreas de oportunidad de su gestión de iniciativas estratégicas. Este proceso incluye graficar el proceso actual de la iniciativa, diagnosticar el problema y plantear una o varias soluciones posibles.

1. Graficar el proceso actual de la iniciativa

El éxito de una iniciativa estratégica depende de muchas variables. Es por esto que a muchos ejecutivos se les dificulta saber con exactitud cuál es el problema y cómo remediarlo. Pero, antes de intentar remediar la situación es conveniente analizar el proceso de desarrollo de la iniciativa y diagnosticar con exactitud dónde está el problema.

Para ayudar a los directores a entender el proceso de gestión de iniciativas, primero se debe graficar su operación. Las iniciativas estratégicas muchas veces involucran a varias áreas o procesos de negocios de la empresa, tales como planeación estratégica y operativa, priorización de recursos, presupuestos, revisiones operativas y estratégicas, administración de proyectos y programas de mejora de procesos. Estas interconexiones pueden hacer difícil la identificación de los problemas más críticos de la gestión de iniciativas.

Por ello es importante recabar información de cada proceso para documentar el ciclo de vida de la iniciativa. Entender estas conexiones ayuda a determinar cómo debe ser diseñado el proceso de gestión de iniciativas para conectarse o apoyar de la mejor manera los procesos adjuntos.

La información acerca del desempeño, flujo y responsabilidad de cada uno de estos procesos puede ser obtenida a través de la documentación de procedimientos y, si ésta no está disponible, por medio de entrevistas con los responsables.

Por su parte, las entrevistas generan información cualitativa que puede ayudar a identificar con más exactitud las causas del problema. Esta tarea también puede servir para obtener el apoyo y compromiso de todos los involucrados en el proceso y ver en conjunto la manera de resolver el problema.

2. Diagnosticar el problema

Una vez que se recaba la información sobre el proceso actual, ésta se organiza, grafica y analiza para encontrar tendencias y prácticas comunes. Se identifica si el problema ocurre siempre en el mismo punto y qué partes del proceso son fuertes y cuáles deben ser redefinidas. Asimismo, se identifica si el problema se encuentra en la gestión de la iniciativa o si se trata de un problema de comunicación y coordinación entre las áreas relacionadas.

Los problemas más frecuentes que se revelan en el diagnóstico son:

1.    Mucho proceso: el esfuerzo por apoyar el proceso sobrepasa sus beneficios.

2.    Poco proceso: la recaudación y organización de la información es insuficiente.

3.    Poca participación: los participantes clave no están siguiendo el proceso.

4.    Herramientas de soporte inadecuadas: no se tienen las herramientas adecuadas para desarrollar el proceso o las que hay son muy difíciles de usar.

5.    La gente errónea: se involucra a gente incapaz de tomar decisiones.

3. Planear el nuevo proceso

Una vez realizado el diagnóstico, los ejecutivos se deben enfocar en planear el futuro de su gestión de iniciativas estratégicas.

Primero, se deben enumerar todas las áreas que necesitan de mejora o rediseño. Después, se debe armar un equipo de participantes (gente involucrada en el proceso) para planear el rediseño.

Los cambios en el proceso de gestión de iniciativas deben estar monitoreados de cerca para asegurar que cada aportación este agregando valor. El equipo central puede crear asimismo un portafolio de métricos de administración de procesos, los cuales pueden incluir:

-     Número de ideas nuevas identificadas; porcentaje de ideas adquiridas y apoyadas.

-     Número de propuestas desarrolladas; impacto estimado de las propuestas priorizadas.

-     Porcentaje de planes de proyectos revisados; porcentaje de iniciativas actuales con un plan de trabajo aprobado.

-     Porcentaje de iniciativas en funcionamiento: valor agregado resultante de un portafolio de iniciativas.

Estas medidas le ayudarán a tener iniciativas estratégicas que verdaderamente contribuyan al logro de los objetivos y le permitirán obtener una retroalimentación constante del valor que genera el nuevo proceso de gestión de iniciativas. Así, si aparece algún problema en el proceso se puede detectar y atender rápidamente.

¿Cómo mejorar su gestión de iniciativas estratégicas?

Lamentablemente muchas empresas batallan en su gestión de iniciativas estratégicas. Tal es el caso que sólo uno de cada siete iniciativas agrega valor, cifra que se traduce en significativas pérdidas de recursos para la empresa. Es por ello que en TRISSA hemos diseñado un proceso eficiente para identificar, seleccionar y alinear las iniciativas estratégicas de su empresa. Nuestro objetivo es ayudarle a recuperar los 37 centavos de cada peso que se pierden por una mala ejecución.

Para saber más de cómo le podemos ayudar, visite nuestra página de internet www.trissa.com.mx o envíenos un correo a info@trissa.com.mx; nuestros consultores estarían encantados de ayudarle a resolver cualquier duda que tenga.

 

Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: LaCasse, Peter. «Take an Initiative Management Health Check.» Balanced Scorecard Report (2008): 9-10. Publicación en línea.