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La Oficina de la Estrategia: Funciones, Estructura e Importancia

La clave para asegurar el éxito de la Oficina de Gestión de la Estrategia (OSM) es definir sus roles y estructura de acuerdo a las mejores prácticas internacionales, mismos que evolucionan a medida que la oficina madura dentro de la empresa.

Por qué hay tanta diferencia entre la planeación visionaria y la práctica? ¿Acaso se debe a una falta de comunicación entre quienes son responsables de diseñar la estrategia y quienes realmente la ejecutan?

Vea las siguientes estadísticas:

-   El 95% de los empleados no conocen o entienden la estrategia de la empresa

-   El 67% de los departamentos de Recursos Humanos e Informática no están alineados con la estrategia corporativa

-   En el 90% de los casos, la compensación de los empleados no está ligada al éxito o fracaso de la estrategia corporativa

¿Entonces cómo cerrar la brecha entre la planeación y la ejecución? La respuesta es simple: creando la Oficina de Gestión de la Estrategia (OSM), quien es la encargada de comunicar el diseño de la estrategia al resto de la organización.

Los Dres. Kaplan y Norton recomiendan implementar dicha oficina, ya que reúne a aquellos responsables de formular la estrategia con aquellos responsables de llevarla a la práctica. Se ha visto que las empresas que aprovechan las bondades que ofrece esta estructura mejoran notablemente su capacidad de implementar su estrategia exitosamente, consolidando así la posición de la empresa y otorgándole una clara ventaja sobre sus competidores.

Según las mejores prácticas la Oficina de la Estrategia debe:

A) Cumplir con siete funciones principales:

I. Liderar el diseño de la estrategia.

Ayuda al equipo ejecutivo a diseñar el sistema de administración de la estrategia al seleccionar los objetivos en los cuáles la organización necesita enfocarse, los métricos que necesita para medir el desempeño, las metas que se deberán perseguir y las iniciativas que se requerirán para lograr el desempeño deseado.

Recomendación: La OSM puede ser también responsable de integrar la información de la empresa y de institucionalizar un sistema común de recopilación de datos para todas las áreas, asegurando así que cuente con información actualizada en todo momento.

II. Alinear a la Organización

Se asegura de que todas las áreas de soporte y de operación estén correctamente alineadas con la estrategia corporativa para garantizar que todos se encuentren trabajando hacia un mismo objetivo.

Recomendación: Debe garantizar que los objetivos, indicadores y metas de las distintas áreas de la empresa se encuentren alineados a los de la dirección general. De esta manera puede ayudar a identificar y consolidar sinergias entre los diferentes departamentos y divisiones de la empresa.

III. Comunicar la Estrategia

Una de las funciones más importantes de la Oficina de la Estrategia es comunicar la estrategia y su progreso al resto de la organización. Debe asegurarse que todos en la organización conozcan y comprendan la estrategia y lo que se busca lograr a través de ella. En algunas organizaciones esta función es delegada al departamento de comunicación interna. Sin embargo, generalmente este departamento no cuenta con las capacidades ni la información necesaria para comunicar la estrategia satisfactoriamente.

Recomendación: La Oficina de la Estrategia puede utilizar diversos medios para permear la estrategia, como comunicados, mensajes del director general y cursos de capacitación. Asimismo, es recomendable que exista una coordinación con el departamento de RRHH para incluir información detallada acerca de la administración de la estrategia y su progreso en los cursos de actualización continuos del personal.

IV. Monitorear la Estrategia

La Oficina de la Estrategia organiza y lidera las Reuniones de Análisis Estratégico (RAEs) durante las cuales el equipo ejecutivo se encarga de analizar el desempeño de la estrategia y sus resultados. Asimismo documenta los acuerdos y ajustes identificados durante dichas reuniones y les da seguimiento para asegurar que se lleven a cabo.

Recomendación: La oficina debe proporcionar al equipo ejecutivo la agenda de los principales asuntos a tratar dos semanas antes de la junta.

V. Ajustar la estrategia

Recopila y evalúa nuevas ideas (cambios en los mapas estratégicos, indicadores, metas, fórmulas, etc.) a lo largo de la organización y discute su implementación con el equipo ejecutivo.

Recomendación: Se recomienda hacer una revisión anual de la estrategia. Recuerde que la estrategia es una hipótesis que necesita ser actualizada constantemente. La Oficina de la Estrategia fungiría como responsable de dichas reuniones de revisión.

VI. Garantizar el cumplimiento de las Iniciativas Estratégicas

Sirve como vínculo entre las áreas para asegurarse que las iniciativas reciban los recursos y la atención necesarios para llevarse a cabo.

Recomendación: La Oficina de la Estrategia se puede coordinar con otras áreas o metodologías como lo es Six Sigma para garantizar la correcta definición y ejecución de las iniciativas estratégicas.

VII. Coordinar las áreas de soporte con la estrategia

La Oficina de la Estrategia es la responsable de asegurar que las unidades de soporte se encuentran alineadas con la estrategia. Trabaja en conjunto con el área de Finanzas para asegurarse que el presupuesto incluya los recursos necesarios para llevar a cabo las iniciativas. Supervisa también que el departamento de Recursos Humanos administre adecuadamente los incentivos y los sistemas de evaluación del desempeño de los empleados.

Recomendación: La OSM puede generar tableros (Balanced Scorecards) para estas áreas de apoyo que reflejen las prioridades y objetivos de la estrategia general de la empresa.

B) Contar con un Tamaño ideal:

Este varía según la necesidad o tamaño de la organización. El común de las empresas que se adhieren a las mejores prácticas cuenta con una Oficina de la Estrategia de entre 3 y 6 personas de tiempo completo.

C) Estar ubicado en un lugar clave dentro del organigrama:

Se ha determinado que la Oficina de la Estrategia debe reportar directamente al director de la empresa o, en todo caso, a algún segundo del director general. Si se encuentra ubicada más de dos niveles abajo, la Oficina de la Estrategia perdería la autoridad necesaria para resolver problemas relevantes relacionados a la estrategia.

E) Establecer un proceso de mejora continua: 

A medida que la Oficina de la Estrategia madura dentro de la organización, se pueden apreciar tres fases en el rol que juega con respecto a la estrategia y su vinculación con las operaciones:

-     Fase I. La Oficina de la Estrategia supervisa el sistema de administración de la estrategia y los procesos respectivos como dueño interno de la estrategia (desarrollar, comunicar y monitorear la estrategia, alinear la organización, validar y administrar las iniciativas o proyectos).

-     Fase II. La Oficina de la Estrategia se encarga de integrar los procesos básicos de administración de la estrategia. En esta fase la Oficina de la Estrategia trabaja intensamente con los departamentos de RRHH, Finanzas e Informática para empezar a involucrar la estrategia con la operación. Hacer la conexión con la operación, por lo general requiere que el personal de la Oficina de la Estrategia adquiera experiencia en el diseño e innovación de procesos enfocados en la administración de calidad.

-     Fase III. La Oficina de la Estrategia comienza a jugar un papel más grande en la empresa dando lugar a funciones interrelacionadas con la estrategia. Algunas capacidades especiales como manejo de riesgo, administración de proyectos, innovación, y control financiero han sido asignadas, en cierto punto, a la Oficina de la Estrategia, lo cual ha probado ser benéfico.

Ciclo estratégico

Una calendarización de responsabilidades de la Oficina de la Estrategia es recomendable a fin de garantizar su aportación continua en los procesos de desarrollo de la estrategia.

El ciclo estratégico comienza al principio del segundo trimestre cuando la Oficina de la Estrategia inicia la planeación de la estrategia y la actualización del Balanced Scorecard corporativo. Posterior a la Reunión de Análisis de la Estrategia del segundo trimestre, la Oficina realinea a la organización con los objetivos estratégicos actualizados. Durante el tercer trimestre también se coordina con el departamento de Finanzas para alinear el presupuesto con la estrategia. Al comenzar el cuarto trimestre, la Oficina apoya al departamento de RRHH para alinear los planes de desarrollo de competencias y remuneración de los empleados con los objetivos organizacionales. Todo esto sucede al mismo tiempo que se encarga de continuamente revisar y comunicar la estrategia, gestionar las iniciativas y transmitir las mejores prácticas a lo largo y ancho de la organización.

Es así como, a través de la Oficina de Administración de la Estrategia, muchas empresas han logrado cerrar la brecha entre la planeación y la ejecución al lograr coordinar efectivamente su estrategia y establecer el vínculo entre las partes encargadas de la formulación y las de la ejecución.

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Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuentes:

Kaplan, Robert S. and David P. Norton. "The Office of Strategy Management." Harvard Business Review (2005): 1-12. Publicación en línea.

Norton, David P. and Randal H. Russell. "The Office of Strategy Management - The State of the Art." Balanced Scorecard Report (2011): 1-6. Publicación en línea.