Articulos

Gestión de su portafolio de iniciativas estratégicas: 4 pasos básicos

La gestión de iniciativas se puede volver un asunto abrumador si no se tienen los métodos adecuados para abordarlos. Descubra cómo revertir esta situación y logre hacer de las iniciativas estratégicas sus herramientas más poderosas para movilizar el cambio en su empresa.

Antes de definir las iniciativas estratégicas que implementará la organización para acercarse a sus objetivos, los directivos deben comenzar por unificar ciertos conceptos a lo largo de la empresa. Según el Project Management Institute un proyecto se define como una hazaña temporal que tiene por objetivo entregar un producto, servicio o resultado único, con fechas de inicio y fin y costos claramente delimitados. Asimismo, una iniciativa se refiere a un conjunto de proyectos estrechamente relacionados y con fines similares.

Por último, un portafolio de iniciativas se refiere a una serie de iniciativas relacionadas entre sí (iniciativas estratégicas, iniciativas operativas, iniciativas de mejora continua, etc.) que se administran de manera coordinada para crear sinergias.

1. Identificación y segmentación de Iniciativas Estratégicas

Establecer un portafolio de iniciativas estratégicas tiene dos propósitos esenciales: (1) definir la esencia de la agenda estratégica de cambio y (2) estructurar las actividades necesarias para que se lleve a cabo dicho cambio.

A menudo las organizaciones confunden enfoque estratégico con capacidad de ejecución. A la hora de contabilizar los cientos de proyectos que tienen en sus manos, se estremecen pensando que son demasiados para administrar efectivamente y buscan limitarse a los cinco o diez más importantes. Sin embargo, las organizaciones normalmente son capaces de ejecutar mucho más de lo que se creen capaces de hacer. Por ejemplo, en 2001 General Electric reportó haber concluido más de 40,000 proyectos de Seis Sigma ese año. ¿Cómo lo logró? Seis Sigma fue una de las cinco principales iniciativas de la dirección durante años, lo que les dio la capacidad de exitosamente ejecutar tantos proyectos. Es decir que, en la mayoría de los casos, el problema no está en la capacidad de ejecución de la organización, sino en la manera en la que organiza sus iniciativas estratégicas.

2. Priorización de iniciativas en el corto, mediano y largo plazo

Para comenzar el proceso de planificación y, de esta manera, tener más control sobre la priorización y gestión de iniciativas estratégicas, es necesario primero ordenar la lista de proyectos y programas existentes, eliminar aquellos que no sean estratégicos y agregar aquellos que se requieran para alcanzar los objetivos de la organización.

Posteriormente éstos se deben organizar en corto, mediano y largo plazo, de acuerdo a las capacidades que buscan desarrollar dentro de la organización. Asimismo, se identifica cuál es el objetivo al que impactan y las metas que cumplirán a medida que se vayan ejecutando.

Es importante que las organizaciones desarrollen iniciativas en los tres plazos simultáneamente. De lo contrario se arriesgan a quedarse estancadas en un modo de trabajo de corto plazo; operativo y reactivo.

3. Documentación y presupuesto de  iniciativas

Es recomendable crear una ficha técnica para cada iniciativa que incluya su objetivo, entregables, hitos y fechas, así como recursos requeridos y el impacto previsto, tanto financiero como no financiero. Al hacer esto se debe evaluar cada iniciativa para ponderar su factibilidad en base a su complejidad y solidez.

Posteriormente recomendamos definir una proyección financiera que, de inicio, no tome en cuenta ninguna iniciativa de crecimiento o inversión. Posteriormente se le sumarán las iniciativas de crecimiento, cada una con sus propios ingresos, costos y retorno esperado. De esta manera, el plan incluirá tanto los ingresos y costos incrementales asociados con las iniciativas, como las inversiones y ahorros que éstas generarán para la empresa. El resultado es que el plan estratégico, el plan operativo y el presupuesto anual quedarán estrechamente ligados.

4. Gestión estratégica de iniciativas

Administrar efectivamente y constantemente las  iniciativas de su organización no sólo le permite saber exactamente el estatus en el que se encuentran cada una de ellas, sino que también le ayuda a enfrentar los retos que se le presenten de la mejor manera posible. Le otorga la oportunidad de analizar qué proyectos están redituando lo esperado, y cuáles sería mejor cancelar.

Las prácticas de gestión de iniciativas más exitosas se enfocan en reforzar los Cinco Principios de las Organizaciones Enfocadas a la Estrategia.

Los directivos deben comenzar por definir un número manejable de iniciativas estratégicas y precisar quién será responsable del desempeño de cada una de ellas. (Principio 1: Liderazgo Ejecutivo)

Además de un Mapa Estratégico, la organización requiere de una metodología para planificar y administrar sus iniciativas. (Principio 2: Traducción de la Estrategia)

Cada miembro de la organización necesita saber cuáles son sus deberes con respecto a las iniciativas y cómo difieren éstas de sus funciones operativas. (Principio 3: Alineación de la Estrategia)

La organización debe reconocer y recompensar las contribuciones individuales y de equipo al éxito de sus iniciativas. (Principio 4: Trabajo de Todos)

Para ejecutar su estrategia, un rol clave de los directivos es la administración y optimización del portafolio de iniciativas estratégicas de la organización. (Principio 5: Proceso Continuo)

Este enfoque puede ayudar a las organizaciones a hacer frente a la complejidad y confusión que a menudo se asocia con la gestión de proyectos. La Priorización de Iniciativas y los Cinco Principios de las Organizaciones Enfocadas a la Estrategia, son elementos claves para lograr ejecutar exitosamente el cambio estratégico dentro de las organizaciones.

¿Su empresa sigue las mejores prácticas?

Estudios demuestran que 9 de cada 10 empresas falla en la ejecución de su estrategia. En TRISSA sabemos lo importante que es para usted el contar con una buena estrategia pero sobre todo una excelente ejecución de la misma. Es por eso, que hemos desarrollado un paquete de servicios que le ayudarán a empezar con el pie derecho en su proceso de ejecución.

Para saber más de cómo le podemos ayudar, visite nuestra página de internet www.trissa.com.mx o envíenos un correo a info@trissa.com.mx; nuestros consultores estarían encantados de ayudarle a resolver cualquier duda que tenga.

Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Brown, Terry S. y Matthew R. Gill. «Charting New Horizons with Initiative Management.» Balanced Scorecard Report (2006): 21-24. Publicación en línea.