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Elimine indicadores, optimice sus reportes y tome mejores decisiones

Muchos directores reciben una cantidad excesiva información, lo que puede llegar a entorpecer su proceso toma de decisiones. Descubra cómo vencer esta tendencia y optimice el flujo de los datos en su empresa.

 

No es raro ver que en las organizaciones se quiera medir TODO cuanto sea medible, por lo que la información que el equipo ejecutivo realmente necesita se pierde en una inmensa masa de información presentada en coloridas gráficas y reportes.

Estas compañías están tan concentradas en las posibilidades de analizar tantos datos, que pierden de vista lo básico: concentrarse en un pequeño grupo de indicadores que ayuden a facilitar la toma de decisiones. El cumplimiento de dicho grupo de indicadores (KPIs) debe estar siempre directamente relacionado con el cumplimiento de la estrategia de la empresa.

Desde luego que es importante monitorear el desempeño a través de indicadores operativos, pero eso es muy diferente a monitorear el rumbo o el crecimiento estratégico de la organización. Por lo tanto, es necesario dejar únicamente aquellos indicadores que sean esenciales para guiar el rumbo estratégico de la empresa.

La obsesión por controlar toda la información disponible ocasiona que las organizaciones se desgasten en crear demasiados planes de acción e iniciativas en lugar de enfocarse en llevar a cabo efectivamente sólo aquellos proyectos clave que verdaderamente ayuden a transportar a la compañía a su posición deseada.

Reportes Consistentes.

Para poder sacarle el máximo provecho a los reportes mensuales, es fundamental que éstos sean consistentes.

Esto significa consensar un número limitado de KPIs que contribuyan al cumplimiento de determinados objetivos. Cada KPI debe estar claramente definido, priorizado  y debe tener un responsable. (Idealmente, se debe buscar tener un promedio de 1.5 indicadores por cada objetivo estratégico de la organización.)

La información proveída por los KPIs debe ser reportada formal y consistentemente de mes en mes. Este formato debe permitir al equipo gerencial apreciar rápidamente si el negocio está caminando en la velocidad y dirección requeridas. Los umbrales de desempeño deben de ser fijados previamente para que, cuando esté disponible la información, ésta pueda ser calificada verde, amarillo o rojo según su desempeño.

Asimismo, recomendamos utilizar reportes simples para que la información pueda ser fácilmente vista en contexto y que se puedan identificar tendencias a través de períodos prolongados de tiempo. Visualizar las tendencias ayuda a detectar si una acción es necesaria o no al mostrar una visión integral que permite analizar si la tendencia es positiva aun cuando en algún mes sufra una caída.

De esta manera, se facilita la identificación de indicadores de bajo desempeño y áreas de oportunidad, permitiendo que el equipo directivo establezca en mejor plan de acción para la empresa.

Las organizaciones, sin importar su tamaño, deben aprender a utilizar mejor la información disponible de manera que verdaderamente apoye la toma de decisiones. La información debe ser lo suficientemente digerible para que no esconda los datos verdaderamente útiles.

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En Trissa contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para ayudarle, no sólo a formular una estrategia accionable, sino también a establecer todo un mecanismo de gestión que permita darle seguimiento efectivo.

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Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Clive Keyte