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El Consejo de Administración: ¿Cómo asegurar su buen funcionamiento?

¿Su Consejo de Administración cuenta con los elementos necesarios para aportar valor a la toma de decisiones? ¿Cuenta con un procedimiento para evaluar su funcionamiento de manera regular? Descubra los puntos clave que asegurarán el éxito en su operación.

Consulte la primera parte de este artículo para saber más acerca de cómo optimizar la estructura de su Consejo de Administración.

 

Claves para el funcionamiento de un Consejo

Se proponen algunas herramientas de gestión que puedan servir de ayuda para el buen funcionamiento de los Consejos de Administración de las empresas familiares y PYMES en general.

1.    Establecimiento de los objetivos del Consejo de Administración

Los objetivos del Consejo deben ser paralelos a los objetivos de la empresa. No obstante, es necesario definir las iniciativas estratégicas (macro-proyectos) que llevarán a su cumplimiento. Asimismo, toda estrategia bien definida debe presentar puntos de control, dado que el periodo de maduración de la estrategia suele ser relativamente largo (3-5 años). En consecuencia, es recomendable que el Consejo fije plazos intermedios para ir alcanzando sus objetivos (1-2 años).

Los objetivos del Consejo de Administración deben:

-     Estar alineados con los objetivos de la empresa sobre la base del Plan Estratégico.

-     Reflejar las labores en los que los consejeros se deben centrar en el periodo, sin olvidar la visión global.

-     Posibilitar la definición de indicadores que muestren el grado de cumplimiento de los mismos.

Desde un punto de vista práctico, se propone el siguiente proceso:

1.    Partir del Plan Estratégico y el Plan de Acciones.

2.    Extraer del Plan de Acción, los puntos u objetivos más importantes a obtener a corto plazo.

3.    Redactar un documento en el que se especifiquen éstos y se les asigne responsable, plazo y recursos correspondientes.

4.    Establecer indicadores que ayuden a medir el grado de cumplimiento de los objetivos.

Una vez definidas las acciones a poner marcha para la consecución de los objetivos, resulta necesario especificar las tareas que debe realizar cada consejero. Para ello se redactará una lista de tareas complementarias a los objetivos definidos. Ésta debe servir de guion detallado de las labores a realizar por cada uno de los consejeros y de los temas a controlar por el Consejo.

2.    Comunicación con la organización

La comunicación entre los miembros del Consejo y de éste con el resto de los órganos de la compañía debe ser fluida, continua y sistematizada. El Consejo debe estar a disposición del equipo directivo para lo que éste requiera; no sólo funge como supervisor sino que debe ser un apoyo. Este hecho debe ser asumido por parte de todos los consejeros.

3.    Balanced Scorecard del Consejo de Administración

Es responsabilidad del Consejo dotarse de información útil para la toma de decisiones. Debe definir la información que requiere, así como proponer mejoras y formatos para la recaudación de la misma. Por otra parte, el equipo directivo de la compañía tiene la responsabilidad de proporcionar dicha información al Consejo.

Para solucionar esta necesidad de información oportuna, recomendamos elaborar un Balanced Scorecard:

-     Conciso y con posibilidades de obtener información en cascada e interrelacionada.

-     Con información sobre todos los aspectos de la empresa: no únicamente información económico-financiera, sino también comercial, de mercados, organización-estructura, industrial, etc. El objetivo es obtener una idea clara y precisa de la situación y poder analizar las desviaciones que se producen respecto al presupuesto.

-     Que incorpore indicadores que permitan controlar el cumplimiento de las líneas estratégicas marcadas. Debe incluir asimismo información cualitativa sobre mercados, competidores, tendencias, etc.

-     Que proporcione la información de manera periódica. No obstante, los canales deben estar siempre abiertos. Es decir, el equipo directivo debería estar a disposición del Consejo para cualquier aclaración.

4.    Frecuencia de las reuniones

El número de reuniones a realizar varía en función del tipo de negocio y la situación de la compañía. No obstante, se recomienda tener una reunión cada trimestre para evaluar el seguimiento a la estrategia de la empresa. Asimismo, el Consejo debe estar dispuesto para reuniones extraordinarias cuando la situación lo requiera.

Evaluación del Consejo

La evaluación es el proceso que culmina el ciclo de la actividad del Consejo. El principal objetivo, es obtener un “feed-back” de la labor realizada durante un período desde el punto de vista de los componentes del Consejo. Es por lo tanto una “autoevaluación”.

Los puntos a evaluar no deben suponer una lista cerrada, sino que es el mismo Consejo, considerando la realidad de cada empresa, quien los definirá.

A modo de referencia se podrían evaluar:

-     Cumplimiento de los indicadores económico-técnicos.

-     Dedicación de los consejeros.

-     Reuniones: efectividad de las mismas.

-     Calidad de la información obtenida por el Consejo.

-     Relación con los accionistas.

-     Relación del Consejo con los auditores.

-     Evaluación individual de la labor de cada consejero.

En términos generales el evaluador es el mismo Consejo, aunque se debería identificar una figura para desarrollar dicha función. Existen, en principio, dos alternativas válidas para la puesta en marcha del proceso (en sus primeros años):

-     Consultor: aporta experiencia e independencia. Podría jugar un papel de facilitador, aportando metodología. Por el contrario, al ser un agente externo al Consejo se quebraría la confidencialidad del proceso.

-     Consejero independiente o secretario (consultor o no): son las figuras que pueden liderar el proceso.

De todos modos, una vez que el proceso se haya realizado en varias ocasiones cualquier componente del Consejo con “peso” en el mismo, podría liderarlo.

¿Su Consejo de Administración se apega a las mejores prácticas?

“Una mala ejecución y NO una mala estrategia, es la causa del 70% de los fracasos de los CEOs” según la Revista Fortune. Es decir que el éxito de la organización depende de que cada uno de sus miembros actúe conforme a su rol en la estrategia.

En TRISSA le podemos ayudar a establecer su Consejo de Administración y alinearlo a su estrategia organizacional, para apegarlo a las mejores prácticas internacionales en materia de gestión corporativa. Para ello, ofrecemos un enfoque integral de servicios en consultoría, educación ejecutiva, certificaciones y tecnología que adecuamos según las necesidades de su empresa, ayudándole así a obtener mejores resultados.

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Autor: Trissa Strategy Consulting