Articulos
Como extraer los mejores resultados de las reuniones de estrategia y operación
Las reuniones de análisis estratégico y operativas son los dos lados de la misma moneda. Descubre las mejores practicas para gestionar ambas y extraerles el mejor provecho.
Es facil perder de vista la estrategia cuando hay que apagar fuegos y solucionar problemas del dia a dial. La presión por alcanzar objetivos financieros y aumentar el rendimiento obliga a muchas organizaciones a centrarse en los problemas de corto plazo dejando muy poco tiempo para atender metas estratégicas de mediano y largo plazo. Aunque ninguna organización puede ignorar las operaciones, debe de darse prioridad también a la toma de decisiones informadas acerca de cuál es el enfoque de la organización (estrategia) y como piensa lograr sus metas (la ejecución)
La gestión de la estrategia por su propia naturaleza tiene u objetivo completamente distinta a la gestión de operaciones sin embargo existen métodos comprobados, aplicables a todas las organizaciones con los que se puede armonizar estos aparentes conflictos de interés. Las RAE son el método más efectivo para guiar la ejecución de la estrategia basada en el Balanced Scorecard.
Es una buena práctica que las RAE y las Reuniones de análisis operacional (RAO) se realicen de forma separada y con agendas completamente distintas pero complementarias para de esta manera poder enfocar la atención en los temas más relevantes en cada una de ellas. Si estas juntas mantienen comunicación estrecha, pueden mejorar significativamente la eficacia de la empresa y mantenerla en la trayectoria correcta para lograr resultados cuánticos.
Reuniones de Análisis Estratégico.
Las RAE (Cómo Optimizar sus Reuniones de Análisis Estratégico: 5 Pasos) por lo general se realizan de manera mensual y trimestral y su función es dar seguimiento a la estrategia, validar hipotesis y hacer los ajustes estratégicos pertinentes. Las reuniones deben incluir la participación del equipo ejecutivo, líderes de temas estratégicos y gerentes expertos en aspectos específicos que pueden aportar conocimiento desde todas las partes de la organización.
La atención durante las reuniones de análisis estratégico debe estar centrada sobre todo en los indicadores de desempeño aunque se debe tener cuidado en no ahogarse en los datos (un motivo puede ser tener demasiados indicadores). Durante la reunión se utiliza los objetivos e indicadores estratégicos para poner a prueba la hipótesis principal de la estrategia. Se debe discutir si la ejecución se está llevando a cabo y si existen problemas hay que generar un plan de acción detallado para solucionarlos. Es importante notar que se debe determinar la razón de esos problemas para así poder hacer recomendaciones muy específicas y asignar a personas para que se hagan responsables en lograr las metas de desempeño que se desean. Por otro lado es una practica común que durante una reunión de este tipo la atención se centre en un tema estratégico en particular o en una de las perspectivas del BSC: Lo ideal es hacer ajustes pequeños a la estrategia para dejar los cambios mas grandes a cargo de las revisiones trimestrales o anuales en la que se hacen evaluaciones más amplias de la estrategia y contesta preguntas de alcance mas amplio.
Reuniones de Análisis Operacional
Este tipo de reuniones, por su naturaleza, suelen realizarse con mayor frecuencia que las RAE ya que su función es dar seguimiento a los detalles operativos del dia a dia. Es común que se realicen semanalmente o quincenalmente. En ellas se analiza el desempeño financiero a corto plazo para responder con rapidez a los problemas que requieren de atención inmediata. Usualmente se realizan por departamento y asisten colaboradores que pueden ayudar a resolver los problemas del día a día. Las RAO deben ser cortas, enfocadas, basadas en el análisis de datos concretos, y orientadas a tomar acciones inmediatas.
Diferencias clave entre las reuniones estratégicas y operacionales
También puedes estar interesado en:
TRISSA en Twitter
Sigueme en Twitter para que estes al tanto de todos las noticias que se generan en Trissa