Existen muchas dificultades al querer transmitir el sentido de urgencia para facilitar el cambio. Además  también puede ser necesario prestar atención a problemas más amplios que generan resistencia y sentimientos negativos con respecto a los esfuerzos para realizar cambios en la organización. Aquí están algunas sugerencias de cómo hacer frente a los problemas que pueden ser obstáculo para transmitir la urgencia y necesidad del cambio o que pueden de forma general conducir a la apatía.

Sugerencias  para  facilitar la gestión del cambio organizacional

1. Hacer conscientes a todos del entorno

Las organizaciones a menudo se enfocan demasiado hacia el interior de la compañía y erróneamente piensan que "nuestro modo de hacer las cosas  es el mejor (y único modo)."

El mostrar datos externos sobre competidores, la industria en su conjunto, o puntos de vista de clientes puede ayudar a centrar la atención de la organización en el entorno. Esto puede hacerse a través de datos que sirvan de referencia, encuestas de clientes, análisis de mercado o mejor aún, si se quiere tener un sentido de urgencia mas agudo y experimentar la urgencia del cambio de manera directa, nada mejor que una visita a un competidor.

Cualquiera que sea la forma, la información necesita mostrar cómo su organización podría beneficiarse o cómo está en riesgo. Un buen foro para hacerlo es en las reuniones anuales y semestrales de liderazgo.

2. Cambiar o mejorar la manera en que se comparte la información

Muchos puede decir: "ya realizamos una evaluación comparativa," o "ya sabemos lo que opinan los clientes." Pero si el sentido de urgencia es bajo en la organización, entonces esta información no está logrando su propósito.

Puede estar incluso apoyando la complacencia, ayudando a reforzar la ilusión de que el rendimiento es mas que perfecto. Asegúrese de que los datos que se analicen sean los datos correctos necesarios para impulsar el cambio, y que toda la organización está recibiendo la información. Si por ejemplo la iniciativa para la gestión del cambio organizacional está dirigida a mejorar la satisfacción del cliente, pero se centra sólo en la tasa de porcentaje de órdenes entregadas, entonces solo se está analizando una pieza del rompecabezas.

 Tal vez se cumpla el 100 por ciento de las órdenes, pero aun pueden existir muchos clientes insatisfechos que tal vez quieren que sus ordenes se procesen con mas rapidez. Con el fin de involucrar a toda la organización, considere utilizar mas datos para aumentar el sentido de urgencia. Centre la atención en áreas que la organización que tiene dificultades para mostrar la necesidad de un cambio.

No se limite a tocar estos temas solo en reuniones del comité de dirección ejecutiva; incluya las discusiones en reuniones de departamento, alertas en correos electrónicos y boletines de departamento. Haga que los clientes validen la eficacia y efectividad de la organización. ¡No es el momento de ser complacientes!

3. Demostrar Competencia

Si su organización teme al cambio muestre a colaboradores que el liderazgo detrás del esfuerzo para el cambio es lo suficientemente competente para alcanzar el éxito. A menudo, el temor es resultado de errores cometidos en el pasado: "El año pasado, la empresa intentó tres transformaciones diferentes y ninguna de ellas funcionó. Todo lo que hicieron fue perder el tiempo de mi departamento, y el presupuesto de nuestra compañía." Para combatir este tipo de temores, es necesario proporcionar pruebas tangibles de que en esta ocasión la situación es diferente. Use como referencia transformaciones exitosas, como por ejemplo la renovación del departamento de compras en solo unos meses. Muestre a la organización que se puede llevar adelante esta iniciativa con la misma competencia exhibida durante la transformación del departamento de compras. Esto puede ayudar a transformar el temor y el cinismo proveniente de fracasos pasados en  una urgencia en torno al cambio.

4. Demuestre que su interés es para el bien de todos

Hable acerca del futuro de la empresa y cómo todos se van a beneficiar. Este tipo de retorica, más centrada en la misión amplia de la organización aunada con evidencias visibles y concretas de la efectividad del cambio, demostrarán a todos en la organización que el enfoque es correcto y que es capaz de lograr las metas propuestas.

Cómo comunicar sus esfuerzos para lograr una efectiva gestión del cambio organizacional

Comunicar de forma excelente  es esencial para incrementar el sentido urgencia. Estos puntos clave ilustran los aspectos más importantes de la comunicación para lograr el cambio:

• La información debe ser dirigida primero a las personas que serán responsables del proceso de cambio, para crear conciencia y obtener “buy-in”. A medida que la iniciativa avanza, la comunicación debe ampliarse para llegar también a todos los involucrados o posiblemente afectados por la transformación.

• Todos deben conocer los problemas y estar expuestos a su existencia de manera constate para demostrar la necesidad del cambio y poder mantener el compromiso.

• La necesidad de romper con el statu quo debe ser comunicada de forma continua relacionándola no sólo con los problemas internos sino con las condiciones externas y los indicadores de desempeño. La realidad externa a menudo es el impulsor del cambio mas poderoso.

• Con frecuencia cuando los gerentes de nivel inferior comunican cambios en su grupo, se pierde la urgencia original. Se debe asegurar que todos los administradores  puedan aumentar el sentido de urgencia.

• Por ultimo es importante agregar que los líderes y gerentes deben transmitir siempre el mismo mensaje para evitar la disonancia.

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Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Harvard Business School Publishing.