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Cómo administrar estratégicamente una organización en el Sector Salud

Los hospitales enfrentan un gran reto: controlar sus costos al mismo tiempo que mejoran la calidad de los servicios médicos que ofrecen. Aprenda cómo el implementar un mecanismo de seguimiento a su estrategia le permitirá lograr resultados sobresalientes.

Para alcanzar resultados diferentes se requiere de un cambio dentro de la organización. Ejecutar una estrategia en los centros de salud puede llegar a ser complicado debido al entorno lleno de incertidumbre y recursos limitados. Sin embargo, ahora los centros de salud pueden ejecutar su estrategia con éxito apoyándose en  la metodología Balanced Scorecard, desarrollada por los Dres. Robert S. Kaplan y David P. Norton hace casi 20 años.

Para lograr la rentabilidad del negocio y la competitividad clínica, los centros de salud deben ser capaces de:

1.  Articular su estrategia y comunicarla claramente a sus empleados y agentes externos.

2.  Establecer el conjunto adecuado de indicadores y metas y comprender la relación que existe entre los mismos, evitando decisiones y comportamientos inapropiados.

3.  Desarrollar los indicadores, tableros y fuentes de datos adecuados para que las organizaciones pueden tomar mejores y más rápidas decisiones.

4.  Invertir en las iniciativas estratégicas que mejoren el rendimiento y reduzcan riesgos.

El Balanced Scorecard: Una Solución Integral para el Sector Salud

¿Reconoce los siguientes síntomas en su organización?

-     No tenemos el balance entre una estrategia de crecimiento y una de eficiencia.

-     El equipo directivo no tiene clara la estrategia o no le da el soporte adecuado.

-     No tenemos determinados los factores que representan un riesgo a la organización y por lo tanto no tenemos un plan de contingencia.

-     Tenemos continuos conflictos entre la administración y los médicos, los cuales no tienen un plan integrado para el éxito de la empresa.

-     No llegamos a un acuerdo respecto a quiénes son nuestros clientes.

Una de las razones por las que muchos centros de salud sufren de estos síntomas es porque no han descubierto un proceso para desarrollar una estrategia desde dentro de su organización o porque no han encontrado un mecanismo para traducir la estrategia en operación y saber si están logrando los resultados esperados.

El Balanced Scorecard, sirve como herramienta para traducir la estrategia en términos operativos y comprensibles para toda la organización, logrando así que desde los médicos hasta la gente de limpieza contribuyan al logro de los resultados. La participación de todo el personal es indispensable para alcanzar el éxito de una estrategia, ya que ellos serán quienes la ejecutarán.

La estrategia se basa en una serie de suposiciones o alternativas (a dónde vamos y cómo le haremos para llegar ahí), y solamente será efectiva si todos los puntos o temas se encuentran relacionados. Esto requiere de la atención de los diversos elementos dentro de las 4 perspectivas del Balanced Scorecard:

-     Finanzas: Buscar incrementar los ingresos optimizando costos y gastos.

-     Clientes: Definir una propuesta de valor única.

-     Procesos: Definir los procesos que hay que monitorear constantemente, así como alinear los recursos a estos temas.

-     Aprendizaje y crecimiento: Buscar planes para invertir en los empleados, la cultura organizacional y la tecnología logrando ser más eficientes.

Esta manera de desarrollar la estrategia provee la estructura para seleccionar los indicadores y metas adecuadas minimizando el riesgo. El riesgo se mitiga cuando la estrategia se gestiona de manera integral, más que una colección de piezas individuales.

Establecer el conjunto adecuado de objetivos estratégicos

¿Reconoce los siguientes síntomas en su organización?

-     Nos centramos demasiado en los objetivos financieros, pero éstos dan la información cuando ya es demasiado tarde para hacer correcciones.

-     Cada departamento tienen su propio conjunto de objetivos, tardamos mucho tiempo tratando de consolidar la información.

El Balanced Scorecard provee  a las organizaciones de herramientas para traducir la estrategia en términos operativos a través de la creación de un mapa estratégico, una representación gráfica de la estrategia compuesta de objetivos relacionados entre sí por causa y efecto.

Una vez que el mapa de la estrategia ha sido definido y consensado por el equipo directivo, se deben incorporar indicadores de medición para cada uno de los objetivos que ayuden a monitorear el desempeño continuamente.

Indicadores y metas estratégicos

Al igual que los objetivos, los indicadores estratégicos no deben ser considerados en forma aislada sino más bien como una cartera, conociendo cómo afectan los unos en los otros. Cada objetivo en el mapa estratégico, tiene detrás uno o dos indicadores que medirán el desempeño del objetivo. Finalmente, se establecen las metas a corto, mediano y largo plazo que se esperan para cada indicador.

La clave para contar con un tablero efectivo es incluir también indicadores clave para mitigar el riesgo. Estos son indicadores que nos permiten identificar a tiempo áreas de oportunidad o situaciones que ponen en riesgo la operación de la organización.

Históricamente, los centros de salud tienen una deficiente alineación interdepartamental y de funciones, lo que les impide optimizar su rendimiento. Un mayor enfoque en los indicadores clave y en el nivel de desempeño esperado para cada uno de ellos, permite a las organizaciones centrarse en la fuente de los problemas a tiempo y hacer cambios en los procesos antes de que se generen resultados negativos.

Invertir en las iniciativas estratégicas

¿Reconoce los siguientes síntomas en su organización?

-     Tenemos muchas iniciativas y poco presupuesto para desarrollarlas.

-     Nuestras iniciativas se han aprobado sin que estas demuestren aportar algún valor o sin analizar el presupuesto que requerirán.

-     No tenemos ningún proceso objetivo de selección de las iniciativas.

-     No sabemos cómo separar las "iniciativas estratégicas" de los proyectos operacionales, por lo que no se puede definir bien un presupuesto.

A muchos centros de salud se les dificulta priorizar y administrar la asignación de recursos estratégicos. En concreto, no tienen procesos o los que tienen son deficientes en cuanto a:

-     Inventario de iniciativas estratégicas y otros proyectos.

-     Priorizar las iniciativas en base a la estrategia.

-     Dar un seguimiento disciplinado al progreso en las iniciativas.

-     Eliminar las iniciativas que no generan los resultados esperados.

Si las iniciativas estratégicas y todas las decisiones de asignación de recursos no están en función de su contribución a la estrategia, se incrementará el riesgo de inversiones deficientes.

Para los centros de salud, esto por lo general significa la diferencia entre un margen positivo y uno negativo. Un elemento clave para el éxito en el proceso de asignación de recursos es saber separar el presupuesto para proyectos que impulsan la estrategia de los proyectos operacionales que le permiten al negocio la mejora continua de su operación diaria. Las organizaciones que logran hacer esta distinción tienen mayor capacidad de planear a futuro y, al mismo tiempo, cumplir las exigencias presupuestarias de la operación.

El Balanced Scorecard puede ser de mucha ayuda para que los centros de salud optimicen su asignación de recursos, ya que proporciona un mecanismo probado que asegura que el presupuesto este alineado a la estrategia y permite que las iniciativas estratégicas sean priorizadas objetivamente y que se les dé un seguimiento disciplinado.

¿Qué significa el Balanced Scorecard para el Sector Salud?

En una palabra, ¡todo! En primer lugar, si un centro de salud puede operar bajo una estrategia común con un lenguaje comprendido por todos, con un conjunto de indicadores y metas, la probabilidad de que sea exitoso en el corto y largo plazo se incrementa dramáticamente. La metodología de los Doctores Kaplan y Norton proporciona un mecanismo para simplificar y unificar los procesos estratégicos de varios modos:

-     El lenguaje común significa una mejor comprensión de los procesos, ya sea el desarrollo de estrategias,  de la planeación operativa y el desarrollo de presupuestos, o la planeación en base a posibles riesgos.

-     Un conjunto coherente y controlado de indicadores estratégicos y operativos simplifica y mejora la planeación y la gestión de riesgos.

-     La capacidad para priorizar objetivamente las iniciativas estratégicas y los proyectos operacionales aumenta enormemente la probabilidad de lograr el cumplimiento de la estrategia y al mismo tiempo las exigencias presupuestarias de la operación diaria.

En TRISSA, hemos trabajado mano a mano con los creadores de esta metodología y las hemos adaptado a las necesidades de nuestros clientes. Le podemos ayudar a esclarecer la estrategia de su centro de salud, traducirla a términos operativos y establecer un mecanismo de seguimiento que asegure que las prioridades de todo su personal van orientadas hacia el cumplimiento de un mismo objetivo.

Para saber más de cómo le podemos ayudar, visite nuestra página de internet www.trissa.com.mx o envíenos un correo a info@trissa.com.mx; nuestros consultores estarían encantados de ayudarle a resolver cualquier duda que tenga.

 

Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Nevius, Ann S. "Mitigating Risk in Healthcare." Palladium Group Whitepaper (2010): 1-9. Online journal.