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4 pasos para alinear la organización a la estrategia

¿Tu compañía ya definió su estrategia central pero ésta no se cumple? Muchas veces son los mismos procesos internos los que inhiben el cumplimiento de la estrategia.

 

Como consultor en distintas organizaciones públicas y privadas, he predicado que buena parte del éxito de una organización depende de la adecuada toma de decisiones, tanto a nivel ejecutivo como operativo, pero, ¿cómo lograr esto si en muchos de los casos son los procesos o actividades diarias que nosotros ejecutamos, los que inhiben el buen desempeño de la organización?

Si partimos de la idea que la estrategia, los procesos y las personas son los motores de una empresa y que éstos, bien alineados, deberían de establecer las bases para un buen desempeño y sustentabilidad, entonces deberíamos pensar qué hacer para que estos tres elementos trabajen de manera conjunta. Por una parte podemos empezar definiendo cuál es nuestro rumbo y quiénes participarán en él, pero la pregunta que nos queda es ¿cómo alinear las actividades diarias a este nuevo rumbo?

Por eso, a principios del 2004, introduje por primera vez en México un modelo de gestión cuyo objetivo era alinear los procesos operativos a la estrategia al cual se le denominó “Performance Model” o Modelo de Desempeño. Esta nueva práctica incorpora la funcionalidad de permitir a los directivos alinear la estrategia con la operación del negocio, a través de los procesos.

Debido a que sería muy difícil el optimizar la mejora de desempeño de una organización si no se tienen claro el rumbo estratégico y los principales procesos internos, entonces para los propósitos de este documento vamos a suponer que la organización cuenta con una estrategia clara y medible a través de un sistema de gestión como lo puede ser el Balanced Scorecard, de los Dres. Kaplan y Norton de la Universidad de Harvard, y de que tiene una documentación formal de los procesos y sub procesos.

¿Qué se busca con el modelo de desempeño?

El “Performance Model” es una metodología que permite evaluar el grado en el cual la estrategia está respaldada por los procesos sustantivos del negocio.

Con el modelo se busca aumentar las probabilidades de cumplimiento ya que se analizan a profundidad cuáles son los procesos claves que contribuyen al logro de los objetivos y se proponen las mejoras necesarias para alcanzar los objetivos propuestos.

¿Por qué funciona?

Funciona ya que es un modelo que promueve el monitoreo y la mejora de los procesos críticos para el negocio y parte de un marco conceptual claro que comienza desde la definición del destino estratégico de la organización y baja hasta niveles operativos y de proceso para lograr los objetivos de largo plazo.

Con este sistema, el equipo directivo puede darle el seguimiento a los procesos e indicadores operativos que son estratégicos para el negocio. Este enfoque permite generar eficiencias hacia dentro de la organización y optimizar los recursos dedicados a la estrategia y a los procesos críticos del negocio.

Los directivos, gerentes y líderes de las distintas áreas operativas y de soporte, deben de asegurar que sus propios objetivos estén soportados por procesos o subprocesos y, también deben definir métricas y metas de dichos procesos que les faciliten la toma de decisiones y puesta en marcha de iniciativa de mejoras. Pero, ¿qué pasa con el resto de los procesos y proyectos de la organización? La respuesta es que estos se revisan y gestionan en otro nivel organizacional.

¿Cuáles son los pasos principales que lo conforman?

El modelo de desempeño se lleva a cabo realizando los siguientes cuatro pasos:

1.     Definición de Factores Críticos de Éxito (FCE):

Como primer paso, el equipo directivo debe definir para cada objetivo estratégico, los factores críticos de éxito que deben lograrse para que el objetivo se alcance. Los FCE deben dar a los ejecutivos un mejor entendimiento sobre el objetivo estratégico en cuestión y deben de comunicar de forma clara los requerimientos de procesos para el logro del objetivo, independientemente de que existan o no dichos procesos.

2.     Vinculación de Procesos con los FCE

Una vez definidos los FCE, se deben analizar los procesos que los sustenta e identificar las métricas que pueden ayudarnos a medir la eficiencia y eficacia de los procesos para cumplir estos factores. En esta fase, también realizamos un análisis de suficiencia (de brechas) para evaluar que tanto nuestros procesos soportan los FCE (y en consecuencia, los objetivos estratégicos del negocio), y si son necesarias iniciativas de mejora, rediseño o incluso definición de nuevos procesos para sin soporte a nivel operativo. Es aquí donde comienza la alineación entre procesos y estrategia, y es también aquí donde la información estratégica que nos dan estos indicadores forma parte de la inteligencia del negocio a nivel operativo.

3.     Definición de acciones de mejora:

Después de vincular procesos, definir métricas y realizar el análisis de suficiencia (brechas) es fundamental definir acciones de mejora a nivel de procesos, para garantizar que estos están alineados con los FCE y objetivos estratégicos de la organización. Idealmente, deben de plasmarse en un plan de trabajo con supervisión de la dirección, donde se clarifiquen los tiempos en los cuales se esperan las mejoras en los proceso, el impacto sobre las métricas y metas de los FCE y en la estrategia de la organización. Los indicadores de procesos serán la base para la revisión recurrente de indicadores y de proyectos.

4.     Definición del modelo de gobierno y seguimiento a la mejora de procesos:

Esta etapa busca definir y establecer los mecanismos a partir de los cuales el equipo directivo dará seguimiento al modelo de desempeño, y a partir de los cuales tomara decisiones directivas, orientadas a la ejecución de la estrategia.

Durante esta fase los directivos deben establecer un calendario de reuniones de carácter táctico-operativo para el seguimiento de actividades de mejora de procesos y el analizad de impacto sobre FCE y objetivos estratégicos de su organización. Igualmente deben establecer mecanismos de control para dichos foros y para la toma de decisiones. En ocasiones se puede facilitar la evaluación, adquiriendo herramientas tecnológicas de (Business Process Managment) para la gestión de tableros.

Recomendaciones:

1.     Antes de incorporar alguna metodología de desempeño de procesos, asegúrate de tener clara la estrategia, haber definido en forma concreta sus objetivos e indicadores y de contar con el consenso del equipo directivo). Esto te ayudará a cumplir con los objetivos y ahorrará tiempo y esfuerzo.

2.     Asegurate de que la documentación de los procesos esté actualizada y pueda utilizarse para alinear la operación con la estrategia. No es necesario tener un nivel muy detallado de las actividades de cada proceso, pero sí algo concreto.

3.     Asegurate de contar con un equipo ejecutivo que te ayude a darle el seguimiento adecuado a todos los objetivos de la estrategia. Si cuentas con los tres objetivos anteriores, plantea la necesidad de lanzar un proyecto de alineación de procesos a la estrategia, te sorprenderá la cantidad de mejoras que pueden surgir al vivir este tipo de iniciativas.

Cada día es una oportunidad nueva para que la compañía sobrepase a sus competidores y sorprenda a sus clientes. Pero ten  en mente que si se deja pasar esta oportunidad, alguien más (un competidor)  seguramente lo hará.

En Trissa contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para ayudarte, no sólo a formular una estrategia accionable, sino también a establecer todo un mecanismo de gestión que permita darle seguimiento efectivo.  

Para saber más de cómo te podemos ayudar, visita nuestra página de internet www.trissa.com.mx o envíanos un correo a info@trissa.com.mx; nuestros consultores estarían encantados de ayudarte a resolver cualquier duda que tengas.