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¿Cómo vincular la estrategia al presupuesto?

¿Tu presupuesto está alineado a tu estrategia? Para tener éxito en la vinculación de la estrategia con el presupuesto es necesario hacer una conciliación entre los objetivos de largo plazo y los de corto plazo. Los temas estratégicos proporcionan una solución, pues permiten identificar iniciativas estratégicas y crear una nueva clasificación de gastos: los gastos estratégicos (Stratex, por sus siglas en ingles), los cuales serán considerados de forma independiente a los gastos operativos y de capital.

 

Las organizaciones exitosas separan la gestión estratégica de la gestión operativa. Sin embargo, enfrentan un gran desafío en lo que refiere al presupuesto, pues constituye el sistema de gestión con mayor impacto en el desempeño. El reto se debe a que el presupuesto tiene una tendencia natural dirigida al corto plazo.

A continuación identificaremos los principios que deben considerarse para lograr un proceso efectivo que concilie la estrategia y el presupuesto.

 

Definición de los problemas

Para diseñar un sistema exitoso de planeación estratégica/presupuesto se consideran como punto de partida dos cuestiones: primero la necesidad de integrar todas las entidades de la organización y segundo la relación entre procesos de largo plazo (estrategia) y de corto plazo (presupuesto).

La estrategia requiere por naturaleza la integración del dinero, la gente, los proveedores, los procesos, etc. a las actividades. Sin embargo, la asignación de recursos suele organizarse en base a funciones (silos) y/o divisiones. Si los recursos funcionales en silos no pueden asignarse con un enfoque estratégico holístico, entonces no podrá ejecutarse la estrategia.

Por lo tanto, el primer desafío consiste en crear un proceso que asigne recursos a la estrategia y que abarque a toda la organización.

La planeación estratégica es un proceso orientado al futuro, visionario y proactivo donde la precisión y difusión de la información tienen una importancia secundaria; el presupuesto en cambio, es un proceso conservador orientado al presente y pasado, en el cual la precisión y difusión de la información tienen una importancia fundamental. Esta incompatibilidad estructural entre ambos procesos dificulta relacionar la planeación de largo plazo con la de corto plazo.

Ambos procesos tienen estructuras distintas y se gestionan de manera independiente, sin embargo deben mantenerse sincronizados. Por consiguiente el segundo desafío consiste en desarrollar una estructura efectiva que  relacione los dos sistemas.

 

Los seis principios del diseño

Se han identificado seis principios básicos para integrar la estrategia al presupuesto:

 

1. Crear la estructura: Descomponer la estrategia en tema estratégicos que sirvan de base para la gestión de responsabilidades, asignación de recursos, definición de metas y el control.  Son puentes al sistema de gestión que ahora está enfocado en problemas multifuncionales y se convierte en un impulsor del desempeño deseado.
2. Asignar responsabilidades: los temas estratégicos son marco para la asignación de responsabilidades pues trascienden la estructura organizacional al designar a miembros del equipo ejecutivo como patrocinadores de estos temas.
3. Definición de metas causales: Las metas de los presupuestos suelen consistir en ajustes de periodos o previos y se limitan a los gastos generales, por otro lado la estrategia busca validar hipótesis de causa y efecto (indicadores de tendencia que generan indicadores de resultado) por lo tanto las metas deben construirse en torno a relaciones causales definidas en el mapa estratégico.
4. Elaborar un conjunto de iniciativas: Para alcanzar un objetivo estratégico hacen falta diversas iniciativas de diferentes sectores que deberán ser agrupadas y asociadas a un tema estratégico. La cartera deberá reflejar la inversión total requerida para alcanzar el objetivo del tema y serán responsabilidad de los patrocinadores ejecutivos de cada uno.
5. Integrar los planes funcionales: El conjunto de iniciativas brinda el puente que facilita la alineación de los procesos de planeación de las unidades de soporte a la estrategia, ya que permite vincular las funciones.
6. Separar las inversiones estratégicas: El financiamiento sincroniza los planes de corto plazo con los de largo plazo. El Stratex (gastos estratégicos) es una categoría independiente que permite  contemplar la gestión estratégica dentro del presupuesto pero al mismo tiempo aislarla para protegerla de las presiones de corto plazo.

 

Alineación a través de los temas estratégicos

Para tener una alineación exitosa entre la estrategia y el presupuesto deben superarse dos barreras estructurales. Primero, deben mantener la naturaleza holística de la estrategia utilizando los temas estratégicos los cuales proporcionan enfoques aplicables a toda la organización y así poder definir metas, conjuntos de inversiones y responsabilidades ejecutivas. En segundo, debe permitir la alineación de la estrategia a largo plazo con los presupuestos de corto plazo. La administración de las iniciativas y el Stratex permiten integrar los planes funcionales y el presupuesto a la estrategia.

Relacionar las diferencias estructurales permitirá desarrollar sistemas  de planeación y presupuesto capaces de satisfacer las necesidades de ambas partes.

 

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Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Harvard Business School Publishing.