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¿Cómo elaborar reportes que te ayuden a la toma de decisiones?

Todo líder en una organización depende de un buen análisis para su toma de decisiones. Sin embargo, la mayoría de los análisis son deficientes ya que se basan únicamente en datos cuantitativos, dejando a un lado lo cualitativo. Las consecuencias: malas decisiones y pérdida de productividad.

 

En nuestro trabajo como consultores, hemos observado que muchas veces el problema está en el proceso de analizar la información. Muchas empresas creen que mientras más datos tengan, mejores decisiones se tomarán. Pero no es así, ya que los datos por si solos no nos dicen mucho.

El objetivo de un buen análisis es contextualizar e interpretar los datos proveyendo una base sólida para la toma de decisiones asertivas. Un análisis efectivo permite identificar tendencias, problemas, posibles mejoras, riesgos potenciales y déficits. Además, toma en cuenta las circunstancias y propone soluciones facilitando al responsable la toma de decisiones al evaluar sus opciones y ejecutar acciones rápidamente.

Un análisis efectivo responde a las siguientes 3 preguntas: ¿Qué paso? ¿Por qué paso? ¿Qué haremos al respecto?

¿Qué fue lo que pasó?

Para explicar qué paso se requiere tener los datos necesarios para visualizar una posible tendencia y evaluar si esta es normal o no. Aquí nos podemos apoyar siempre con imágenes visuales, como gráficas.

Por ejemplo: en la gráfica, incluye las metas y resultados reales de los indicadores para poder comparar fácilmente y evaluar el resultado. Procura que el eje X muestre las series de tiempo, donde se puedan observar tendencias. El eje Y debe mostrar las unidades de medida en base a una escala clara. No se deben incluir muchas variables ya que estas hacen la gráfica complicada y confusa.

El comentario en la gráfica debe ser claro, conciso y exacto y debe enfocar a la audiencia en aquello que se desea transmitir con la misma.

¿Por qué pasó?

Identificar las causas del desempeño es el centro de un análisis efectivo, es la información crítica que permite una discusión substancial y de contenido. Para poder identificar por qué paso hay que examinar los factores internos que pueden estar afectando el desempeño ya que son los que más podemos percibir y controlar a la hora de hacer mejoras.

Después, es esencial, antes de ejecutar cualquier acción, tener un entendimiento claro de los factores externos que nos afectan. Para solucionar este aspecto nos podemos ayudar de publicaciones de la industria, retroalimentación de los clientes y reportes de tendencia del mercado en general.

No siempre es posible conocer certeramente porque un indicador se comporta de una forma y no de otra. El objetivo del análisis no es detectar la única causa sino proveer hipótesis fundamentadas que permitan una discusión. No hay que presentar hipótesis como hechos, sino como posibles explicaciones al problema.

¿Qué haremos al respecto?

Hay que siempre estar preparados para hacer sugerencias de cómo mejorar o de cómo mantener el buen desempeño. Esto requiere no solo el entendimiento de la situación y de las áreas de oportunidad actuales sino también de los riesgos y las oportunidades. Construir en base a este conocimiento significa identificar y valorar las opciones basándonos en costos y beneficios para así lograr desarrollar la opción más viable.

Las recomendaciones pueden ser solo un comentario o hasta el llegar a proponer el desarrollo de una iniciativa diseñada para cerrar la brecha de desempeño o mantener el deseado.

El análisis debe comunicar los riesgos internos y externos que pueden afectar el futuro desempeño así como lo que está haciendo la organización para mitigarlos. De igual manera se deben tomar en cuenta las posibles oportunidades y como se pueden aprovechar.

Las recomendaciones siempre deben estar enfocadas a acciones. Recomendar más análisis no es sabio, esto no cuenta como una acción de mejora. No solo retrasa la toma de decisiones, sino que demuestra que no se hizo el trabajo cuando debía haberse realizado.

Resistencia cultural y debida diligencia

Por otro lado, cabe mencionar que los análisis realizados muchas veces no son confiables debido a la cultura que se vive en la empresa. En algunas culturas corporativas las malas noticias se esconden. Ningún gerente quiere escuchar malas noticias, pero fracasar sin haberlo advertido antes es mucho peor. No es fácil, pero en las empresas se debe de fomentar la apertura y los análisis objetivos basados en datos relevantes, evitar el señalamiento y crear un clima de propósito en común. La realidad muestra que estas condiciones fomentan los buenos análisis y permiten la toma de decisiones proactivas que pueden mitigar el riesgo al fracaso y desarrollar importantes mejoras.

Conclusión

Un análisis verdaderamente efectivo es una representación clara de la información a través de gráficas, comentarios, explicaciones y recomendaciones basadas en información relevante. Este tipo de análisis ayudará a fomentar la sana discusión y la efectiva toma de decisiones: un verdadero pensamiento estratégico. El tener un pensamiento estratégico es un elemento crítico del negocio y representa una fuerte ventaja competitiva.

 

¿Cómo podemos ayudarle?

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Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuente: Balanced Scorecard Report: The Strategy Execution Source, 2008 Palladium Group, Inc.